OffiSense: Ein Tool gegen die Einsamkeit im Homeoffice

Wenn immer mehr Mitarbeiter*innen zu Hause arbeiten, müssen neue Lösungen her. Nicht nur für das Teamwork, sondern auch für die informelle Kommunikation. Denn das Gespräch mit dem Gegenüber bleibt trotz räumlicher Trennung ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Diesen direkten Kontakt will das Tool „OffiSense“ schaffen.

Spätestens seit der Pandemie steckt im Bürojob gar nicht mehr so viel Büro drin. Neue Schutzmaßnahmen haben immer mehr Mitarbeiter*innen nach Hause verfrachtet. Aber was sich bereits vor der Corona-Krise als Trend offenbarte, stellt sich nun als eine Dauerlösung heraus: Das Homeoffice, ein wichtiger Bestandteil des hybriden Arbeitsmodells, das den Wunsch nach mehr Flexibilität im Job erfüllt.

Das Arbeiten am heimischen Schreibtisch ist also kein Auslaufmodell, keine Momentaufnahme, sondern Zukunftsmusik. Nachteil: der fehlende soziale Austausch. Klar, Zoom-Meetings erinnern uns regelmäßig daran, dass wir nicht ganz auf uns allein gestellt sind, doch das Quatschen in der Kaffeeküche, das Tratschen am Schreibtisch, das Herumalbern nach einem Meeting mit den Kolleg*innen fehlen. Der räumlichen Trennung zum Opfer fallen muss das Wir-Gefühl trotzdem nicht. Dafür will ein junges Team mit dem Tool OffiSense sorgen, das Teil des Innovationsprogramms “The Mission 4 – Work Be Next” der Talentschmiede Futury und Deutsche Bank ist. Das Programm bringt junge Gründer*innen mit führenden Unternehmen zusammen, um Lösungen für die Herausforderungen unserer Zeit zu finden. Und bei dieser Lösung geht es ganz um die informelle Kommunikation.

Dürfen wir vorstellen? Das Team hinter dem Tool OffiSense als Teil des Innovationsprogramms “The Mission 4 – Work Be Next” der Talentschmiede Futury und Deutsche Bank. Foto: OffiSense.

Ihr könnt euch OffiSense folgendermaßen vorstellen: Nach dem Download des Programms gibt man Informationen wie Name, E-Mail, Department sowie persönliche und berufliche Interessen an. Dann wird ein Avatar erstellt, der es ermöglicht, sich mit Kolleg*innen online zu treffen und zu unterhalten. User*innen wählen zwischen „Kaffeeküche” und „Mittagspause”, indem der Avatar in den gewünschten Bereich gezogen wird. Anschließend sucht das Programm nach Kolleg*innen, die ähnliche Interessen haben und verbindet sie miteinander. Jetzt können sie sich via Microsoft Teams per Anruf oder Chat privat unterhalten, wie man es auch im Büro machen würde. Nach dem Online-Gespräch können sich Kolleg*innen einen sogenannten „Appreciation Badge” geben und checken, inwiefern das Treffen zum Mitarbeiterziel beigetragen hat. Ein Ziel könnte zum Beispiel sein, dass alle 50 Treffen zehn Bäume gepflanzt werden. Damit belohnt das Unternehmen die Mitarbeiter*innen für den informellen Austausch. Wir haben mit Leon Surmann, Teammitglied von OffiSense, über die Office-Kultur von morgen und den Zukunftsgedanken hinter dem Tool gegen die Homeoffice-Einsamkeit gesprochen. 

Leon, ist das Homeoffice als Teil eines flexiblen Arbeitsmodells eine Gefahr oder eine Chance für das Miteinander?

Wir haben in diesem Bereich viel Recherche betrieben und Umfragen gemacht. Dabei kam heraus, dass für uns ein hybrides Modell die Zukunft ist. Viele mögen es, dass man zu Hause sehr flexibel ist, dass man nicht mehr pendeln muss, was wiederum den Stress reduziert. Viele sagen aber auch, dass es eine Gefahr ist, weil man noch mehr arbeitet, sich sozusagen in eine Arbeitsblase einschließt. Jetzt springt man quasi direkt vom Bett an den Schreibtisch. Das hat auch Nachteile. 

In unseren Umfragen hat sich auch gezeigt, dass sich alle isolierter fühlen und genau das viele Menschen stört. Hier wollen wir ansetzen und eine Lösung finden, die sozialen Kontakt auch ermöglicht, wenn man teilweise im Homeoffice ist. Viele Unternehmen überlegen sich ja auch, ob sie überhaupt noch so viele Bürostühle brauchen. Einige haben mehr Mitarbeiter*innen als Bürostühle und setzen darauf, dass viele von ihnen regelmäßig zu Hause arbeiten. Das wird sich auch nach Corona nicht ändern und da muss man eine Brücke bauen. 

Diese Brücke wollt ihr mit OffiSense schaffen?

Wir brauchen den Austausch miteinander. Teams arbeiten besser zusammen, wenn sie sich als Gemeinschaft verstehen. In einer Gemeinschaft unterstützt man sich und ist füreinander da. Gesteigerte Kommunikation führt zu besseren Lösungsansätzen und daher zu mehr Innovationskraft im Unternehmen. Wir denken, dass genau da die größere Herausforderung liegt, wenn sich das Arbeitsmodell, so wie wir es kennen, verändert. Weil der Austausch zwischen den Menschen, der einfach wichtig ist, um die Arbeit zu erledigen, schwächer wird. 

“Wir wollen eine Lösung finden, die sozialen Kontakt auch ermöglicht, wenn man teilweise im Homeoffice ist.”, so die OffiSense Gründer über das Tool. Foto: Surface.

Bedeutet für dich eine räumliche Trennung der Mitarbeiter*innen auch eine emotionale Trennung?

Weil ich ja hybrid arbeite, sehe ich das nicht so. Davon könnte man eher sprechen, wenn man immer alleine arbeitet. Aber ich glaube, dass mit gesteigerter Distanz zwischen den Kolleg*innen durchaus das Gefühl, dass man zu etwas Größerem gehört, geschwächt werden kann. Weil man eben nicht mehr täglich diese Büroerfahrung macht und mit der fehlenden täglichen Büroerfahrung das Zugehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen abnehmen. 

Und genau an dieser Stelle setzt ihr mit OffiSense an. Was wollt ihr mit der Plattform grundsätzlich erreichen?

Wir als Team haben das Ziel, dass informelle Kommunikation nicht unter dem künftigen hybriden Arbeiten leiden muss. Es soll von zu Hause aus genauso gut möglich sein, in die Firmenkultur integriert zu werden wie im Büro. Von wo auch immer man arbeitet, es soll stets ein Zugehörigkeitsgefühl bestehen.

Auf welche Faktoren habt ihr bei der Entwicklung besonders geachtet?

Uns ist es wichtig, dass sich OffiSense einfach in den Arbeitstag einbinden lässt. Und dass es sich in klassische Kommunikationstools wie Zoom, Slack usw. integrieren lässt, die man sowieso mehr und mehr benutzt. Dies kam als ein Ergebnis unserer Recherche heraus. Niemand möchte noch einen weiteren Account eröffnen. 

Für viele war es außerdem wichtig, dass es nicht wieder nur ein weiterer Kalendereintrag wird. Kalender sind mittlerweile eh schon voll und die Nutzer*innen suchen einfachere Möglichkeiten. Wir wollen es unkompliziert und spontan ermöglichen. Unser Ziel ist es, die Kommunikation in einem hybriden Umfeld zu ermöglichen – offline und online. Dann können sich Kolleg*innen, die im Büro arbeiten treffen, aber auch die, die zu Hause sind. 

Also scheinen Mitarbeiter*innen auch künftig an Interaktion interessiert zu sein, ohne zu Hause in einen Trott zu verfallen und sich ganz von Teambeziehungen abzuwenden?

Genau. Deswegen ist es wichtig, dass Mitarbeiter*innen OffiSense nutzen können, wann immer es ihnen passt. Niemandem wird die Nutzung aufgezwungen. Gerade Eltern haben vielleicht weniger Zeit, sich mit Kolleg*innen auszutauschen. Daher müssen sich moderne Tools nach den Nutzer*innen richten und nicht die Nutzer*innen nach dem Tool. 

“Nach dem Online-Gespräch können sich Kolleg*innen einen sogenannten „Appreciation Badge” geben und checken, inwiefern das Treffen zum Mitarbeiterziel beigetragen hat. Ein Ziel könnte zum Beispiel sein, dass alle 50 Treffen zehn Bäume gepflanzt werden.” Foto: Surface.

Vorteile sind, dass mehr Austausch stattfindet, dass man mehr über das Unternehmen kennenlernen kann und Informationen schneller zwischen verschiedenen Abteilungen wechseln. Das klassische Blasendenken wird dadurch überbrückt und die einheitliche Firmenkultur kommt besser zur Geltung, weil unterschiedliche Bereiche sich miteinander verbinden können. 

Stichwort Work/Play Culture: Ein interessantes Feature bei OffiSense ist ja euer Belohnungssystem. Was hat es damit auf sich?

Wir glauben, dass auch bei digitalen Lösungen das Wohlbefinden besonders wichtig ist. Wenn man eine geringe Motivation hat, neue Tools zu benutzen, kann das durchaus helfen. Das wollen wir zum einen damit erreichen, indem wir Leute miteinander verbinden. Wir haben aber auch die Idee, dass ein Treffen Punkte generiert und nach einer bestimmten Anzahl von Meetings, die stattgefunden haben, werden Bäume gepflanzt. Man kann sich häufiger treffen und dadurch einen positiven Beitrag leisten.

Diese Funktion ist nicht eigennützig, sondern generiert einen positiven Nebeneffekt für das Allgemeinwohl. Man vermittelt ein gutes Gefühl und tut etwas Gutes. Wir wollen an der Stelle kein Greenwashing betreiben, sondern einen realen positiven Einfluss ausüben. Bei Futury-Projekten geht es generell darum, Zukunftstechnologien zu entwickeln und neue Lösungen zu finden, aber dabei die gesellschaftlichen Auswirkungen und Umwelteinflüsse nicht zu vergessen. Zukünftige Unternehmen müssen dies von Anfang an miteinplanen. 

Es wird auch prognostiziert, dass sich feste Strukturen in Unternehmen künftig immer mehr auflösen werden. Werden wir dann auch soziale Beziehungen innerhalb der Arbeit neu denken lernen müssen?

Gerade da könnte es zu mehr Veränderungen kommen. Hierarchien werden ja nicht verschwinden, aber sich weiter verändern. Ich glaube, dass in der Zukunft flache Hierarchien noch bedeutender werden, gerade wenn es um teamfokussiertes Arbeiten geht. Hierarchien können als Hürden in der Kommunikation wahrgenommen werden. Flache Hierarchien erlauben freieren Austausch und führen zu zielorientierterem Arbeiten.

Mehr über neue Wege der Zusammenarbeit erfahrt ihr im Kompendium “Organic Collaboration”.