Das Tool ist die Message

Slack, Zoom, Miro: Im Homeoffice boomen Kollaborationstools – sie strukturieren unsere Arbeit mehr, als wir uns bewusst machen.

Leo Burnett, der Erfinder von Kellogg’s Frosties Tiger Tony, dem Marlboro-Mann und einiger anderer wirkmächtiger Werbeideen des 20. Jahrhunderts, soll Entwürfe gerne mit einem dicken schwarzen Filzstift aufgemalt haben: „Big ideas come from big pencils”, war sein Motto, große Ideen kommen aus großen Stiften.

Die Werkzeuge, die wir nutzen, bestimmen Form und Ergebnis unserer Arbeit. Das war schon immer so, aber noch nie zuvor in der Geschichte der Bildschirmarbeit wurden so viele Menschen mit so vielen neuen Tools konfrontiert wie in der Corona-Krise. Die Pandemie zwingt uns in der Digitalisierung voran, wir arbeiten so viel von daheim wie noch nie. Wir gewöhnen uns an Zoom, sind noch mehr auf Slack, switchen zwischen Google Docs, Miro Boards und tausend anderen Tools hin und her.

Durch diese Tools bleiben wir Kolleg:innen, auch wenn viele ihr Büro seit Monaten nicht mehr gesehen haben. Die Firma ist ganz offensichtlich nicht das Gebäude, der Flur, die Räume, der Teppichboden und die Klimaanlage. Das war sie mal. Was bleibt von der Firma, wenn sie ihre Belegschaft ins Homeoffice schickt? Es sind die Gespräche, die wir mit den Kolleg:innen auf Zoom oder in Microsoft Teams führen, die Chats in Slack-Kanälen, die Kommentare in Google Docs und Miro Boards, und die E-Mails.

Während sich viele Organisationen schwer tun mit der Virtualisierung der Büros, gerieten Unternehmen mit einer starken Digitalkultur in einen Rausch der Tools: There is an app for that! Dass diese Werkzeuge auch die Art und Weise strukturieren, wie wir zusammenarbeiten, wird oft nicht thematisiert, dabei vermitteln diese Programme zwischen uns und unseren Kolleg:innen. Also den Menschen, mit denen viele von uns mehr Zeit verbringen als mit ihren Partnern oder ihrer Familie.

“Die Pandemie zwingt uns in der Digitalisierung voran, wir arbeiten so viel von daheim wie noch nie.” Foto: Charles Deluvio.

Man schreibt mit Fineliner anders als mit dem Filzstift

So wie man mit einem Fineliner anders schreibt als mit Burnetts fettem Filzer, so wie man auf einem Post-It nur einzelne Wörter, auf einem DIN-A4-Papier aber ganze Sätze schreiben würde, beeinflusst die Software, wie wir arbeiten und damit auch wie wir denken. Lädt man Kolleg:innen in ein Google Doc ein, verwandeln sich manche von ihnen in Redakteur:innen und beginnen mit dem Redigieren des Texts – niemand hätte das gemacht, hätte man einfach ein PDF verschickt.

Bei der Verwendung digitaler Whiteboards wie Miro gilt es zum Beispiel zu lernen, dass Pfeile nicht für alle dasselbe bedeuten. Heißt ein Pfeil „führt zu” oder „ist Voraussetzung für” oder „geht voraus”? Haben die Farben, die jemand für die virtuellen Post-Its verwendet hat, eine Bedeutung oder nicht? Sind die oben angeordneten Dinge wichtiger als die unten oder ist das alles Zufall? So wie Word gewisse Voraussetzungen an die Schreibfähigkeiten des Autors stellt, so verlangen Whiteboard-Tools zumindest grundlegende gestalterische Fähigkeiten. Und unter Remote-Bedingungen erst recht, denn das Stirnrunzeln der Rezipienten bleibt dem Absender erstmal verborgen. Und die Hürde für Nachfragen ist im Chat höher als vor Ort. Man zensiert sich leichter selbst und lebt dann vielleicht lieber mit einer Unklarheit, wenn man sie denn überhaupt als solche wahrnimmt. Ich saß mal in einem damals noch physischen Meeting mit Deutschen und Amerikanern, die minutenlang aneinander vorbei redeten ohne es zu merken, weil viele Deutsche zwar selbstbewusst, aber schlecht Englisch sprechen, ohne es zu wissen. (Ein Konzern ist kein concern und eventually heißt in den meisten Fällen nicht „eventuell”, sondern „schließlich”, aber sagen Sie das mal Ihrem Vorgesetzten.) 

“Es sind die Gespräche, die wir mit den Kolleg:innen auf Zoom oder in Microsoft Teams führen, die Chats in Slack-Kanälen, die Kommentare in Google Docs und Miro Boards, und die E-Mails.” Foto: Stephen Phillips.

„Several people are typing” – nicht alles muss in Echtzeit diskutiert werden

Die Kritik an Tools ist nicht neu. Es gibt leidenschaftliche PowerPoint-Hasser, die argumentieren, Präsentationen würden komplizierte Sachverhalte auf verdaubare Häppchen herunterbrechen, als ob das nicht jeder gute Text auch täte. Wir müssen nicht nur lernen, diese neuen Tools zu bedienen, sondern auch ihre Ästhetik und ihre Praktiken zu beherrschen und sie da einzusetzen, wo sie ihre Stärken auch ausspielen können, so wie wir den Hammer als Hammer, die Pinzette als Pinzette nutzen.

Müssen wir ein umstrittenes Thema in Echtzeit auf Slack diskutieren, nur weil wir können? Jeder kennt den Stress, den der Satz über der Eingabezeile auslöst: „several people are typing”. Es gibt spezielle Tools, die in solchen Situation moderierend, das heißt mäßigend, wirken, weil sie eben nicht in Echtzeit arbeiten. Ein Beispiel ist Threads, im Prinzip nichts anderes als eine moderne Forumssoftware: Man formuliert einen Gedanken in Ruhe aus und postet ihn, wenn er fertig ist. Hinzu kommt eine Funktion, in der ein Manager einen Post als Entscheidung markieren kann. Es klingt albern, aber es ist sehr beruhigend.

“Müssen wir ein umstrittenes Thema in Echtzeit auf Slack diskutieren, nur weil wir können?” Foto: Surface.

Unter welchen Bedingungen wollen wir zusammenarbeiten?

Vor der Vielzahl der Tools lautet die erste Frage nicht, „is there an app for that?” (ja), sondern: Unter welchen Bedingungen wollen wir zusammenarbeiten? Konkret kann das bedeuten:

1. Falls etwas entschieden werden soll: Haben wir geklärt, woran wir eine gute Entscheidung erkennen würden?

2. Sammeln wir unstrukturiert Ideen ein oder bringen wir konkrete Alternativen zur Abstimmung?  

3. Müssen wir besonders schnell oder besonders gründlich arbeiten?

4. Gibt es Teammitglieder, die das geschriebene Wort gegenüber einer visuellen Darstellung bevorzugen?

5. Liegt die Kommunikationsform des Tools den Teammitgliedern? Oder ist es zum Beispiel ein System, das die lautesten Kolleg:innen bevorzugt (wie es manche Videokonferenz-Tools tun).

6. Beherrschen alle das gewählte Tool ausreichend gut?

Diese Fragen zu klären, bevor man zu einem Kollaborationstool greift, hilft nicht nur bei der konkreten Aufgabe, sondern auch dabei, ein Team für die subtile Wirkung dieser Werkzeuge zu sensibilisieren.

Und nicht zuletzt erleben viele Arbeitnehmer:innen gerade die verblüffende Stärke des Tools „Weglassen”. Während die Anzahl der Termine seit Beginn der Pandemie explodiert ist, setzt sich langsam die Erkenntnis durch, dass viele regelmäßige Meetings gestrichen werden können. Oft ist der informelle Austausch sogar produktiver als der hochstrukturierte Termin – eine Erkenntnis, die wir hoffentlich in die Post-Corona-Zeit mitnehmen können.